L'impression représente un coût conséquent pour les entreprises. Selon une étude récente, les coûts d'impression annuels moyens par employé peuvent atteindre 400 à 600€. Optimiser ce poste de dépense passe par un choix d'imprimante pertinent, alliant performance et économie. Ce guide vous aide à identifier les 5 critères essentiels pour une sélection optimale.
Le marché des imprimantes professionnelles est vaste et complexe. Ce guide vous fournit une méthodologie claire pour comparer les modèles et faire un choix éclairé, en fonction du volume d'impression, des types de documents et des exigences de qualité propres à votre activité. Des imprimantes laser aux modèles jet d'encre, découvrez comment identifier l'imprimante idéale pour vos besoins.
Qualité d'impression et technologies d'impression
La qualité d'impression est fondamentale pour une image professionnelle irréprochable. Plusieurs paramètres influencent cette qualité, dont la résolution, les supports compatibles et la vitesse d'impression.
Résolution et netteté: DPI et technologie
La résolution, exprimée en points par pouce (dpi), détermine la netteté du rendu. Une résolution de 600 dpi convient aux documents textuels, tandis qu'une résolution de 1200 dpi, voire plus, est recommandée pour des images et graphiques de haute qualité. La technologie d'impression joue un rôle crucial: l'impression jet d'encre est idéale pour les photos, tandis que l'impression laser monochrome garantit une précision optimale pour les documents texte. L'impression laser couleur offre un compromis entre qualité et polyvalence.
- Jet d'encre: Couleurs vibrantes, idéal pour les supports photos et les documents marketing.
- Laser monochrome: Haute précision pour les documents texte, coûts d'exploitation réduits.
- Laser couleur: Polyvalence pour différents types de documents, mais plus coûteux à l'utilisation.
Supports compatibles: formats et grammages
La compatibilité avec différents types de papier est essentielle. Vérifiez que l'imprimante prend en charge les formats (A4, A3, etc.), grammages (80g, 160g, etc.) et types de papier (ordinaire, photo, épais, etc.) utilisés dans votre entreprise. L'impression recto-verso automatique est un atout majeur pour l'économie de papier et de temps.
Vitesse d'impression: pages par minute (PPM)
La vitesse d'impression, mesurée en pages par minute (ppm), impacte directement la productivité. La vitesse annoncée est souvent théorique. La vitesse réelle dépend du type de document (texte, image, couleur). Pour une utilisation professionnelle intensive, une vitesse d'impression élevée, notamment pour les impressions noir et blanc, est primordiale. Une imprimante capable d'imprimer 30 ppm en noir et blanc est un atout majeur pour la productivité.
Technologies avancées: sécurité et fonctionnalités
Des fonctionnalités avancées telles que l'impression sans bordure (pour photos), l'impression directe sur CD/DVD, ou les systèmes de sécurité d'impression (authentification par code PIN ou carte) améliorent l'efficacité et la sécurité des données. Certaines imprimantes intègrent la fonctionnalité de numérisation, de copie et même de fax.
Coût total de possession (TCO)
Le prix d'achat n'est qu'une partie du coût total. Le coût des consommables (encre, toner), la maintenance et les réparations possibles doivent être intégrés dans le calcul du coût total de possession (TCO).
Prix d'achat: gamme et fonctionnalités
Les prix varient en fonction de la technologie, des fonctionnalités et du fabricant. Une imprimante laser monochrome basique peut coûter autour de 150€, tandis qu'une imprimante multifonction laser couleur haut de gamme dépasse les 1500€.
Coût des consommables: coût par page
Le coût des cartouches d'encre ou des toners est un facteur déterminant. Comparez le coût par page pour différentes imprimantes. Les cartouches compatibles ou remanufacturées peuvent être plus économiques, mais assurez-vous de leur qualité et fiabilité. Un coût par page inférieur à 0.04€ est un objectif à viser.
- Cartouches d'encre: Coût variable selon le modèle et le nombre d'impressions.
- Toners laser: Généralement plus économiques à long terme, surtout pour les impressions noir et blanc.
Maintenance et réparation: garantie et service Après-Vente
Les pannes sont imprévisibles. Une bonne garantie et un service après-vente réactif sont primordiaux. Les marques reconnues offrent généralement une meilleure fiabilité et un support technique plus performant. Une garantie de 3 ans minimum est recommandée.
Calcul du TCO: exemple concret
Pour calculer le TCO sur 3 ans, additionnez le prix d'achat, le coût des consommables (estimé sur la base du volume annuel d'impression) et les coûts de maintenance estimés. Pour une imprimante à 400€, avec un coût par page de 0.03€ et un volume annuel de 10 000 pages, le coût des consommables sur 3 ans serait de 900€. Avec 150€ de maintenance estimée, le TCO atteint 1450€ sur 3 ans.
Connectivité et fonctionnalités
La connectivité et les fonctionnalités impactent l'efficacité et la collaboration.
Connectivité: réseau et mobilité
Une imprimante compatible réseau (Wi-Fi, Ethernet) facilite le partage. L'USB reste pertinent pour les connexions directes. Le NFC permet des connexions rapides avec les smartphones. La compatibilité avec les solutions d'impression cloud est également un plus.
Fonctionnalités: multifonction et impression mobile
Un scanner intégré, un photocopieur et un fax peuvent s'avérer très utiles. L'impression mobile (AirPrint, Mopria) est pratique pour les utilisateurs mobiles. La capacité à imprimer depuis des applications professionnelles est un atout majeur.
Logiciels et pilotes: compatibilité et installation
Assurez-vous de la compatibilité avec votre système d'exploitation et vos logiciels. Des pilotes simples à installer sont essentiels. L'accès à des mises à jour régulières du logiciel de l'imprimante est également important.
Gestion d'impression avancée: contrôle et comptabilité
Pour les grandes entreprises, des solutions de gestion d'impression permettent de contrôler l'accès, de suivre la consommation et d'optimiser les coûts. Ces systèmes peuvent limiter les impressions non-essentielles et offrir des rapports détaillés sur la consommation par utilisateur.
Fiabilité et durabilité: robustesse et certifications
Une imprimante professionnelle doit être fiable et durable pour garantir la continuité de vos activités.
Cycle d'impression mensuel: volume d'impression
Le cycle d'impression mensuel indique le volume maximal d'impressions. Choisissez une imprimante adaptée à votre volume. Une imprimante sous-dimensionnée s'usera plus rapidement, tandis qu'une imprimante surdimensionnée représente un surcoût inutile. Un cycle d'impression mensuel de 20 000 pages est souvent suffisant pour les bureaux.
Robustesse et longévité: matériaux et conception
La qualité des matériaux et la conception impactent la longévité. Consultez les avis utilisateurs et les tests de fiabilité. Une imprimante robuste est moins susceptible de subir des pannes.
Consommation énergétique: impact environnemental et économique
La consommation électrique est importante, surtout pour une utilisation intensive. Choisissez une imprimante avec des certifications énergétiques (Energy Star) pour réduire votre impact environnemental et vos coûts énergétiques. Une consommation inférieure à 15W en veille et 40W en fonctionnement est souhaitable.
Recyclage des consommables: Eco-Responsabilité
Privilégiez les imprimantes dont les cartouches d'encre et les toners sont facilement recyclables. Des programmes de recyclage efficaces réduisent l'impact environnemental.
Ergonomie et facilité d'utilisation: confort et efficacité
L'ergonomie et la simplicité d'utilisation sont des facteurs importants pour le confort des utilisateurs.
Interface utilisateur: simplicité et intuitivité
Une interface utilisateur intuitive et facile à naviguer est essentielle. Un écran tactile clair et ergonomique simplifie grandement l'utilisation. Une interface multilingue est également un plus.
Gestion du papier: capacité et accessibilité
Le chargement et le remplacement du papier doivent être aisés. Un bac à papier de grande capacité (minimum 250 feuilles) réduit les interruptions. Un accès facile aux bacs à papier et aux cartouches est crucial.
Niveau sonore: environnement de travail
Dans un environnement de bureau partagé, le niveau sonore doit être limité. Choisissez une imprimante silencieuse (moins de 50 dB).
Dimensions et encombrement: espace disponible
L'encombrement doit correspondre à l'espace disponible dans votre bureau. Les dimensions de l'imprimante doivent être prises en compte avant l'achat.